In 2025 is het programmaplan Versterken Financiële Functie uitgevoerd. In dit programma, dat tot en met 2026 loopt wordt gewerkt via een zestal lijnen. In 2025 zijn verschillende resultaten geboekt. Toelichting hierop is ook te vinden in de Raadsbrief november 2025
1. Samenwerking en gewenst gedrag: in 2025 is expliciet ingezet op samenwerking en gewenst gedrag binnen concern financiën en met de rest van de organisatie. Door aandacht te hebben voor rolvastheid, aanspreekbaarheid en eigenaarschap is de basis gelegd voor duurzame verbetering. Dit draagt bij aan meer rust, duidelijkheid en voorspelbaarheid in het werk.
2. Organisatie en besturing: in 2025 is een eerste opzet van een ambtelijk eindbeeld richting 2030 opgesteld. Dit eindbeeld fungeert als kompas voor keuzes in organisatie, sturing, processen en informatievoorziening.
3. Interne beheersing en structuur: er zijn stappen gezet om de interne beheersing in 2025 verder te versterken. Door het inrichten en toepassen van een samenhangend raamwerk interne beheersing waarin ook de "3-Lines of Defense" een plek hebben. Hierdoor hebben we meer inzicht in risico’s en de bijbehorende beheersmaatregelen voor financiële processen. Daarnaast zijn we gestart met het verduidelijken van de verantwoordelijkheden, taken en bevoegdheden binnen de financiële kolom en met het versterken van de regie op de financiële processen.
4. Processen: in 2025 zijn een aantal belangrijke financiële kern- en ketenprocessen, waaronder de P&C-cyclus en financieel-administratieve processen, verder in kaart gebracht en vastgelegd. Hierbij is expliciet aandacht voor eigenaarschap, risico’s en samenhang tussen processen. Hiermee wordt het fundament versterkt voor eenduidige werkwijzen en betere beheersing.
5. Systemen en informatievoorziening: in 2025 is het nieuwe financiële systeem SAP S/4HANA in gebruik genomen en vormt het fundament onder de financiële processen. Na een tijdelijke prestatie dip biedt het systeem steeds betere ondersteuning bij de werkzaamheden en ook rondom het ontsluiten van de gewenste financiële (management)informatie. Maatregelen om in de toekomst te komen tot verdere sturing met één rapportage set vanuit één versie van de waarheid is nog in ontwikkeling. Activiteiten rondom de inzet van technologische middelen krijgt vorm.
6. Medewerkers: in 2025 is de bezetting van de financiële functie verder op orde gebracht en is geïnvesteerd in het borgen en ontwikkelen van kennis en competenties. De kennisopbouw loopt door richting 2026. De ingezette maatregelen dragen bij aan een verbetering van de werkdruk en stabiliteit, wat zichtbaar is in een daling van het ziekteverzuim, een afname van inhuur en een sterke stijging van de medewerkerstevredenheid (zie onderstaande indicatoren).
Indicatoren :
In de afgelopen kwartalen is op meerdere vlakken een verbetering zichtbaar binnen concern financiën:
- De tijdigheid en de basiskwaliteit van de P&C producten was in 2025 op orde. De leden van de raad hebben meerdere complimenten gegeven over de jaarrekening, voorjaarsnota en de begroting.
- Binnen de afdeling Concern Financiën is het gemiddelde ziekteverzuim per kwartaal sterk afgenomen tot een gemiddelde van 3,8% in het vierde kwartaal van 2025. Het percentage inhuur ligt (weer) ruim onder de 10%.
- Het percentage facturen dat wordt betaald binnen dertig dagen kende in het eerste kwartaal van 2025 een dip door de implementatie van SAP. Inmiddels is het percentage gestegen naar een meer acceptabel niveau van ruim 89%.
- De gemiddelde termijn waarin Utrecht haar geld ontvangt ligt met 36 dagen gemiddeld ruim vier dagen lager dan in hetzelfde kwartaal in 2024.
- Binnen de afdeling Concern Financiën is in het medewerkersonderzoek de eNPS-score gestegen van –2 (najaar 2024) naar 31 (najaar 2025). Deze score laat zien in welke mate de medewerkers de organisatie zouden aanbevelen als goede werkgever.
Rechtmatigheidsverklaring
Sinds 2023 zijn de uitgangspunten van de rechtsmatigheidsverantwoording gewijzigd. Het college geeft zelf een verantwoording af over rechtmatigheid in plaats van de accountant. De gemeente Utrecht heeft er, in afstemming met de accountant, voor gekozen om de naleving van de wetgeving en de rechtsmatigheidsverantwoording te onderbouwen met Verbijzonderde Interne Controles, waarvan de controle op Inkoop en Aanbesteden er één is. De afdeling inkoop rapporteert over de doelstellingen op rechtmatigheid en doelmatigheid.
Rechtmatigheid: Naleving inkoopregels
De omvang van de geconstateerde onrechtmatigheden als gevolg van het niet naleven van de Europese aanbestedingsregels bedraagt maximaal 1% van de uitgaven voor inkoop. Deze doelstelling is niet behaald. Het merendeel van de geconstateerde onrechtmatigheden zijn doorlopende onrechtmatigheden uit 2024 die betrekking hebben op inhuur contracten. De gemeente heeft maatregelen genomen om deze onrechtmatigheden tegen te gaan. Daarnaast hebben we als gemeente nader onderzoek gedaan naar onrechtmatigheden en de achterliggende oorzaken en processen. Dit heeft geleid tot een scherper beeld van de situatie.
Doelmatigheid: Impactvol inkoop en opdrachtgeverschap
In 2025 is verder invulling gegeven aan de doelrealisatie van het uitvoeringsprogramma Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen (MVOI), namelijk door middel van de gemeentelijke inkoopkracht impact realiseren op de vijf Utrechtse beleidsthema’s: klimaat, circulaire economie, gezonde leefomgeving, sociale en gezonde stad en ketenverantwoordelijkheid.
Sinds medio 2025 adviseert het team MVOI inkoopadvies integraal op alle sociale, duurzame en gezonde thema’s. Gedurende het jaar is verder gebouwd aan robuuste dienstverlening in de vorm van een domeingericht one-stop-shopping concept. Er hebben procesverbeteringen plaatsgevonden ten behoeve van uniforme advisering, zodat de MVOI-inkoopadviezen nog beter geïntegreerd zijn in het aanbestedingsproces. Naast deze verbeteringen van technische aard is domeingericht relatiemanagement ingevoerd, hetgeen zorgt voor vroegtijdiger advisering en meer impact met inkoop.
Doelstellingen Financiën en Inkoop
Onderwerp | Toelichting | Doelstelling 2025 | Realisatie 2025 |
|---|---|---|---|
Financiën | |||
Robuustheid ramingen | Onze budgetrapportages en prognoses moeten zoveel mogelijk overeenkomen met de verantwoording. | Maximaal5% afwijking tussen de jaarrekening en de laatst vastgestelde geactualiseerde begroting | De afwijking van de baten inclusief onttrekking reserves tussen de jaarrekening en de laatst vastgestelde begroting bedraagt 2%. Voor de lasten inclusief stortingen reserves is de afwijking 0,35% tussen de jaarrekening en de laatst vastgestelde begroting. |
De afwijking van de baten inclusief onttrekking reserves tussen de jaarrekening en de laatst vastgestelde begroting bedraagt 2%. Voor de lasten inclusief stortingen reserves is de afwijking 0,35% tussen de jaarrekening en de laatst vastgestelde begroting Inkoop | |||
Naleving inkoopregels | Om de rechtmatige inkoop en aanbesteding te borgen, vindt er jaarlijks een controle op de naleving van de Europese aanbestedingsregels plaats. | De omvang van de geconstateerde onrechtmatigheden als gevolg van het niet naleven van de Europese aanbestedingsregels bedraagt maximaal 1% van de uitgaven voor inkoop. | De totale uitgaven voor inkoop en aanbesteden betroffen tot en met Q4 1.035,5 miljoen euro. Tot en met Q4 2025 is bij de gecontroleerde contracten 22,97 miljoen euro |
Plaatsingen Social Return | Bij het inschrijven op aanbestedingen vragen we de opdrachtnemer om ter waarde van een percentage van de opdrachtsom een inspanning te plegen om mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt (kansen op) werk te bieden. | De doelstellingen die wij hanteerden voor 2024 (800 plaatsingen en 0,1 miljoen euro volume) vinden wij te weinig ambitieus. In de praktijk blijken een hogere realisatie mogelijk (2023: 931 plaatsingen en 5 miljoen euro volume). Op dit moment wordt het team Social Return vanuit Werk & Inkomen overgedragen naar Inkoop. Nadat de overdracht is gerealiseerd worden met het team realistische, maar ambitieuzere doelstellingen voor 2025 vastgesteld. Tot dat moment vormen de cijfers over 2023 ons referentiekader. | De doelstelling social return is in 2025 gelijk gebleven ten opzichte van 2024 (= referentiekader 2023). Er is door team MVOI gemiddeld 4,2% social return geadviseerd in aanbestedingen. |
Circulair inkopen | Vanuit de Visie Utrecht Circulair is beschreven hoe we in 2050 volledig circulair willen zijn. Dit is gericht op 4 prioriteiten: 1.Circulaire bedrijvigheid en ondernemerschap, 2. Circulaire gebiedsontwikkeling en circulair bouwen. 3. Circulair opdrachtgeverschap en inkopen. 4. Circulaire materiaal- en reststromen 2030. Waarbij prioriteit 3 zich richt op inkopen. | In 2025 is minimaal 47% van de inkopen circulair. | In 2025 heeft team MVOI op 124 aanbestedingen advies uitgebracht met een totale onderliggende opdrachtwaarde van € 1.064 miljoen. Op basis van de uitgangspunten van de doelstelling (ambitieniveau 2 en 3) is hiervan 34% circulair aanbesteed. De doelstelling is daarmee niet behaald. Het inkoopvolume waarover MVOI adviezen zijn verstrekt is ten opzichte van 2024 fors toegenomen. Het betrof hierbij een aantal grote aanbestedingen buiten het fysieke domein, waar andere MVOI-thema's dan circulariteit dominant waren. De verdeling van de adviezen per ambitieniveau in 2025 is als volgt: ambitieniveau 0: 59% |
Maatschappelijk verantwoord opdrachtgeven en inkopen | In 2023 is gestart met het opstellen van dit uitvoeringsprogramma. Dit uitvoeringsprogramma is in het eerste kwartaal van 2024 vastgesteld in de raad. Hierin staan zes verbeterpunten benoemd. | 1. Betere vertaling van MVOI-beleidsthema’s naar inkooprichtlijnen; 2. Versterken opdracht geven met impact; | Er is in 2025 beperkt vooruitgang geboekt met de implementatie van het uitvoeringsprogramma, vanwege het ontbreken van financiële middelen. Vooral het beleidsmatig opdrachtgeverschap en governance ten behoeve van MVOI vergt nog belangrijke stappen |
* Toelichting plaatsingen social return
Naast hetgeen is vermeld in de tabel is door opdrachtnemers voor een bedrag van 2,92 miljoen euro aan sociale inkopen door opdrachtnemers als social return gekapitaliseerd en hebben zij ter waarde van een bedrag van 2,40 miljoen euro maatschappelijke waarde gerealiseerd bij maatschappelijke initiatieven. De toename van de waarden voor sociale inkopen en maatschappelijke meerwaarde t.o.v. het aantal plaatsingen is in lijn met de landelijke trend. De kleine afname van het aantal lokaal geplaatste kandidaten (ten opzichte van 2024) is mogelijk te verklaren door de verschuiving van de adviesdienstverlening Social Return van W&I naar Inkoop, waarbij adviseurs MVOI zich nu richten op de advisering in de voorbereidings- en aanbestedingsfase. Realisatie van social return in contractfase wordt gemanaged door de interne opdrachtgever.