Bedrijfsvoering

Het college geeft met ingang van de Jaarrekening 2023 een rechtmatigheidsverantwoording af. De grondslag voor deze verantwoording is de kadernota rechtmatigheid 2025 van de commissie BBV en de aanvullende beoordelingscriteria die zijn opgenomen in de Verordening financieel beleid en beheer (Verordening).  

Een oordeel over de financiële rechtmatigheid en de controle die de gemeente hierop uitvoert vindt plaats aan de hand van onderstaande criteria: 

• Voorwaardencriterium 
• Begrotingscriterium 
• Misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium 

De uitkomst van de rechtmatigheidscontrole conform de eisen vanuit de kadernota, is dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties in beginsel rechtmatig tot stand zijn gekomen binnen de daarvoor door de raad gestelde verantwoordingsgrens. Vervolgens vindt toetsing plaats op basis van de aanvullende beoordelingscriteria vastgelegd in de Verordening. Op basis daarvan is de beoordeling dat we ruimschoots binnen de verantwoordingsgrens zijn uitgekomen. De overschrijdingen van de gerealiseerde lasten in enkele programma’s zijn grotendeels uitlegbaar en daarmee acceptabel. 

Ten opzichte van het jaar 2024 zijn de rechtmatigheidsfouten toegenomen. Dit heeft vooral te maken met de toename in de inkoop en aanbesteding en is het gevolg geweest van niet tijdig starten van aanbestedingstrajecten.

In deze paragraaf worden de geconstateerde fouten/onduidelijkheden boven de rapportagegrens toegelicht. De rapportagegrens met betrekking tot geconstateerde fouten/onduidelijkheden is door de raad vastgesteld op 0,500 miljoen euro (Raadsbesluit).  

Voorwaardencriterium 
De controle is gericht op de naleving van externe en interne regelgeving, zoals die opgenomen zijn in het normenkader vastgesteld op 18 december 2025 (Raadsbesluit) van toepassing op het controlejaar 2025. Het normenkader wordt jaarlijks geactualiseerd en door het college ter vaststelling aan de gemeenteraad voorgelegd. 

Vanuit de uitgevoerde Verbijzonderde Interne Controles (VIC) zijn onderstaande onrechtmatigheden geconstateerd boven de rapporteringsgrens. 

Toelichting op de bevindingen en maatregelen ter voorkoming van soortgelijke bevindingen in de toekomst.

Inkoop en aanbesteding 
De onrechtmatigheden bij inkopen en aanbestedingen betrof 152 contracten en hebben de volgende oorzaken:  

1. Overschrijding van de overeengekomen contractduur (9,257 miljoen euro, 22 contracten)  

2. Overschrijding van de overeengekomen maximaal te declareren uren (8,585 miljoen euro, 103 contracten)  

3. Overschrijding van de doelwaarde van de opdracht (0,653 miljoen euro, 3 contracten)  
4. Onterecht geen Europese aanbesteding (4,475 miljoen euro, 24 contracten)

De toename in 2025 ten opzichte van 2024 bij Werken en Diensten en Leveringen is het gevolg van het betrekken van door organisatieonderdelen zelf gemelde onrechtmatigheden in de controlewerkzaamheden. Deze onrechtmatigheden waren te vermijden als aanbestedingstrajecten tijdig waren opgestart. Positief is dat bij onrechtmatigheden uit voorgaande jaren een afloop duidelijk zichtbaar is.

De toename bij Inhuur betreft een aandachtspunt die wij al in 2024 hebben geconstateerd bij inhuurcontracten waar een afspraak over maximum aantal te declareren uren is overschreden. Doorlopende contractafspraken en doorlopende bestellingen binnen enkele contracten blijven gedurende de contractperiode tot onrechtmatigheden leiden.
   
Maatregelen ter voorkoming van soortgelijke bevindingen in de toekomst:

• Ieder kwartaal wordt een interne controle op inkopen en aanbestedingen uitgevoerd om tijdig onrechtmatigheden te signaleren. Hierdoor kan op tijd worden bijgestuurd en kunnen de benodigde verbeteracties direct in gang worden gezet.  

• Veelal zijn nieuwe aanbestedingen gestart om geconstateerde onrechtmatigheden te beëindigen.  

• Formats van inhuurcontracten zijn aangepast om onrechtmatigheden door overschrijding van het aantal maximaal te declareren uren bij nieuw aanbestede inhuur te voorkomen. 

Subsidieverstrekkingen
De onrechtmatigheid betrof een subsidie, die niet is gebaseerd op een wettelijk voorschrift dat regelt voor welke activiteiten deze kan worden verstrekt. De gemeente neemt maatregelen ter voorkoming van deze en soortgelijke onrechtmatigheden in de toekomst door:

• Ieder half jaar wordt een interne controle op de subsidieverstrekkingen uitgevoerd om tijdig onrechtmatigheden te signaleren. Hierdoor kan op tijd worden bijgestuurd en kunnen de benodigde verbeteracties direct in gang worden gezet.
• Het formeel stopzetten van de huidige subsidierelatie.
• Het opstellen van een nadere regel voor de bij deze subsidie behorende beleidsdoelstelling.

Begrotingscriterium

De fouten van het begrotingscriterium zijn afwijkingen op de grenzen van de baten en de lasten in de door de raad geautoriseerde begroting van de exploitatie en investeringskredieten en vindt plaats op programmaniveau. Deze fouten worden getoetst aan de Utrechtse beoordelingscriteria, deze zijn opgenomen in de Verordening financieel beleid en Beheer van de gemeente. De bevindingen van deze controle zijn opgenomen in de Jaarrekening 2025 bij het onderdeel Begrotingsrechtmatigheid.

Programma’s 
De overschrijding op de lasten (1,5 miljoen euro) heeft betrekking op het programma Betrouwbare Overheid. Dit wordt merendeels veroorzaakt door de overgang van de APPA-regeling voor politieke ambtsdragers naar het reguliere pensioenstelsel. Na een herberekening is gebleken dat de huidige voorziening niet toereikend is. Aangezien dit in de Tweede Bestuursrapportage 2025 al aan de raad is gemeld wordt de onrechtmatigheid acceptabel geacht conform het beleid van gemeente Utrecht.

Kredieten 
Het totaal aan kredietonrechtmatigheid bedraagt 1,043 miljoen euro. Dit wordt grotendeels veroorzaakt door de kredietoverschrijding van 0,883 miljoen euro binnen het programma Levendige en gezonde stad. Het projectresultaat wordt in 2026 gecorrigeerd door middel van een herverdeling van de kosten. Na deze correctie ontstaat een zuiver beeld van het werkelijke resultaat; op basis van de huidige inzichten verwachten wij een beperkte overschrijding, door het aanleggen van kunstgras in plaats van natuurlijk gras. Later wordt bepaald of bijstelling in de Tweede Bestuursrapportage nodig is. De overige onrechtmatigheid heeft betrekking op overschrijdingen van kredieten die kleiner zijn dan de vastgestelde verantwoordingsgrens en worden derhalve niet verder toegelicht.

Stortingen/onttrekkingen bestemmingsreserves
Er is geen sprake van onrechtmatigheden in de gedane stortingen dan wel onttrekkingen aan de reserves.

Misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium

De beoordeling is gericht op het voorkomen, detecteren en corrigeren van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden en gemeentelijke eigendommen bij financiële beheershandelingen. 
De toetsing heeft plaats gevonden binnen de verbijzonderde interne controles. Tijdens deze controles is geen misbruik en oneigenlijk gebruik geconstateerd.